Darbo paieškos platformos „Zippia“ atlikto tyrimo duomenimis, darbuotojas per dieną produktyviai dirba vidutiniškai tik apie 3 valandas, o tai sudaro 31 proc. vidutinės darbo dienos. Nors išmanūs įrankiai yra viena pagrindinių dėmesio nukreipimo priežasčių, jie gali ir padėti, į dieną įnešdami daugiau organizuotumo bei produktyvumo.
Arnoldas Lukošius, „Tele2 Inovacijų biuro“ ekspertas teigia, kad produktyvumui skirti įrankiai turi daugybę naudingų funkcijų: nuo darbų sąrašų pildymo iki įpročių kūrimo ar prioritetų nusistatymo. Anot jo, kasdien naudojami išmanieji pagalbininkai leidžia ne tik nepasimesti užduočių gausoje, bet ir efektyviau paskirstyti valandas dienoje.
Įpročių kūrimui – „Habitica“. Šioje programėlėje susijungia produktyvumo ir įpročių kūrimo funkcijos, pasitelkiant sužaidybinimo principą. Įsirašę aplikaciją ir vartotojo sąsajoje įvedę pagrindinius tikslus, turėsite susikurti avatarą. Atlikdami išsikeltas užduotis, rinksite taškus ir auginsite savo herojų, kuris priklausomai nuo jūsų produktyvumo, įgaus naujų sugebėjimų ar ypatingų daiktų. „Habitica“ puikiai tiks žmonėms, kurie nori būti produktyvesni, tačiau vis pritrūksta motyvacijos.
Darbų sąrašams pildyti – „Google Tasks“. Minimalistinė ir funkcinė produktyvumo programėlė užtikrina galimybę formuluoti naujas užduotis ir jų sąrašus. Atlikus numatytą darbą, užtenka jį pažymėti varnele – taip nepraleisite svarbiausių užduočių. „Google Tasks“ tokia praktiška ne tik dėl naudojimo paprastumo, bet ir dėl pačios „Google“ ekosistemos – programėlė turi mobiliąją ir „web“ versijas, taip pat ir savo plėtinį „Google Workspace“ įrankiuose. Dirbdami su „Google Docs“, „Google Drive“ ar kita programa, atkreipkite dėmesį į dešinėje esančią juostą, kurioje rasite ikoną su mėlyna varnele. Ją spustelėję, tame pačiame ekrane rasite savo „Google Tasks“ bei galėsite jas papildyti arba ištrinti. Programėlė sinchronizuojasi ir su kitais „Google“ įrankiais, kaip „Google Calendar“.
Užduočių pasiskirstymui – „Microsoft ToDo“. Jeigu naudojate kompiuterį su „Windows“ operacine sistema ir „Microsoft“ darbo įrankius, rekomenduojama rinktis šią produktyvumo programėlę. Taip nereikės kurtis papildomos paskyros, o debesyje veikiančią aplikaciją galėsite labai lengvai sinchronizuoti su kitais įrankiais. Programėlė yra pastebimai funkcionalesnė nei „Google Tasks“ – čia ne tik formuluosite bei peržiūrėsite užduotis, bet ir galėsite jas skaidyti į tarpinius žingsnius, pridėti terminus, iki kada reikia kažką padaryti, nustatyti priminimus ir kurti bendrus sąrašus kartu su šeimos nariais ar draugais.
Virtualiems užrašams – „OmniFocus“. „iPhone“ savininkams geriausia rinktis šią programėlę, kuri kruopščiai ir organiškai integruota su kitais „Apple“ įrenginiais. Ji veikia kiek kitokiu principu nei įprastos produktyvumo aplikacijos – ji skirta tam, kad savo mintis ir idėjas paverstumėte užduotimis. Tai lyg virtuali užrašų knygelė, kurioje galėsite kurti užduotis, priskirdami joms svarbumo lygį ir datą, iki kada reikėtų jas atlikti. Taip pat konkrečias užduotis galėsite priskirti atskiriems projektams. Taip patogiau identifikuosite, kas skirta darbui, namų ruošai ar laisvalaikiui. Prie sukurtų užduočių galite pridėti ir žymėjimus, susiedami jas su žmonėmis ar vietomis. Galiausiai, aplikacija turi ir kalendorių, tad visada matysite, ką turite padaryti šiandien.
Užduočių prioretizavimui – „TickTick“. Šis paprastas ir praktiškas įrankis puikiai išlaiko balansą tarp minimalizmo ir papildomų naudingų funkcijų. Čia turėsite galimybę formuluoti užduotis ir dėlioti jas į sąrašus – kažką atlikus, užteks uždėti varnelę ir užduotis dings. Aplikacija taip pat leidžia užduotis prioretizuoti – visą tai galite matyti tiek sąrašo pavidalu, tiek kalendoriuje. Čia veikia ir „Eisenhower matrix“ funkcija, kuria naudojantis dar aiškiau kategorizuosite užduotis pagal svarbumą. Aplikacijos įrankiai primena apie užduočių vykdymą bei leidžia nukelti terminą, spaudžiant „Snooze“ mygtuką. Galiausiai „TickTick“ turi susifokusavimo režimą, kuris skirtas atvejams, kai kokios nors užduoties norite imtis intensyviau.
