Vienas didžiausių iššūkių, su kuriuo susiduria įvairūs verslai – dokumentacijos rengimas, valdymas bei ataskaitų teikimas. Nepaisant to, koks verslas yra vystomas kasdien tenka tvarkytis su tam tikrais dokumentais, teikti ataskaitas, o tai itin dažnai lydi nežinojimas bei pasimetimas, kas kiša koją efektyviam darbui.
Pastebima, jog verslai pasirinkę tradicinius projektų valdymo metodus ir tradicinius dokumentų tvarkymo būdus patiria nemažai nuostolių, nes baigus ilgą bei gan varginantį dokumentacijos etapą klientų poreikiai pasikeičia. Kaip to išvengti? Kaip su dokumentacija tvarkytis greičiau bei paprasčiau? Į šiuos klausimus atsakymus randa verslai, taikantys Agile principus, praktikas bei vertybes.
Glausčiau, aktualiau, greičiau
Šiuo metu vis daugiau verslų atsisako tradicinių projektų vystymo metodų ir renkasi Agile metodus. Dar nesusipažinusiems su Agile reikia žinoti, jog tai – principų rinkinys, orientuotas į komunikacijos su klientu gerinimą ir efektyvesnį procesų organizavimą komandose: laiko planavimą, glaudesnį bendradarbiavimą, geresnį prisitaikymą prie projekto eigoje vykstančių pokyčių bei efektyvesnį visos komandos darbą. Verta pastebėti, kad Agile nuo tradicinio projektų valdymo labiausiai skiriasi tuo, jog taikant šią sistemą suteikiama galimybė lengviau prisitaikyti prie pokyčių projekto vystymo metu. Todėl čia išryškėja ir lengvesnis bei paprastesnis požiūris į dokumentacijos rengimą, valdymą bei ataskaitų teikimą.
Akcentuojama, jog Agile dokumentacija ir ataskaitų teikimas pasižymi glaustumu bei aktualumu. Tačiau tam, kad su dokumentais pavyktų tvarkytis aiškiai ir greitai, visų pirma, reikia gerai susipažinti su Agile, kam yra skirti Certified Scrum Product Owner (CSPO) mokymai. Šie mokymai – vienas geriausių būdų išsiaiškinti, kas yra Agile projekto dokumentacija, valdymas ir ataskaitų teikimas. Įgijus naudingų žinių dauguma verslų ne tik pakeičia požiūrį į dokumentų tvarkymo ir ataskaitų teikimo procesus, bet ir aiškiau supranta, kaip valdyti projektą, kaip įvertinti rizikas bei kokio grįžtamojo ryšio galima tikėtis.
Kuo išskirtinė Agile projekto dokumentacija?
Minėta, kad tradicinis požiūris į dokumentacijos rengimą bei valdymą sukelia nemažai rūpesčių. Privalomų dokumentų tvarkymas užima didžiąją laiko dalį, o blogiausia yra tai, kad jokie darbai nevyksta tol, kol dokumentai nėra užpildyti ir parengti, tad stoja ne tik darbai, bet ir prarandami klientai. Visų šių rūpesčių galima išvengti taikant Agile ir tvarkant dokumentus pagal Agile manifeste nustatytus principus, kur pabrėžiama, kad Agile skatina bendradarbiavimą, o ne dokumentaciją, kaip pageidaujamą dalijimosi žiniomis būdą. Dažnai yra klaidingai teigiama, kad taikant Agile dokumentacijos nereikia arba jos nėra. Anaiptol, Agile skatina “teisingą” dokumentaciją. Taigi Agile projekto dokumentacija išskirtinė tuo, kad:
- Skatinama dėmesį sutelkti į pagrindinius dokumentus, kuriuos reikia suprasti tik tiek, kad būtų galima pradėti darbą.
- Nėra formalaus dokumentų peržiūros ir patvirtinimo proceso, o projekto vadovas yra pagrindinis sprendimų priėmėjas.
- Nėra formalių dokumentų šablonų – vietoj to naudojama geriausia praktika.
- Reikalingi tik tie dokumentai, kurių reikia norint užtikrinti artėjančios sprinto funkcionalumą.
- Norint pakeisti dokumentaciją, tą galima padaryti lengvai ir greitai.
- Dokumentacija yra minimali, todėl ją lengva prižiūrėti, paprasta tvarkyti.
Kyla klausimas: kokiu formatu pateikiama Agile projekto dokumentacija? Labai svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad reikia pasirinkti tokį formatą bei išsamumo lygį, kuris geriausiai atitinka dokumentacijos tikslą bei vartotojų pageidavimus ir poreikius. Tai gali būti: diagramos, vaizdo įrašai, atsiliepimų apklausos, sprintų apžvalgos ir kt.
Agile ataskaitų teikimas – efektyvus sprendimas?
Kiekvienos įmonės kasdienybę lydi ne tik įvairi dokumentacija, bet ir ataskaitų teikimas. Ataskaitos versluose naudojamos tam, kad būtų perduodama informacija apie sėkmes, klaidas, trūkumus ir tai, ką reikia tobulinti. Svarbu pastebėti, kad tradicinėse ataskaitose sėkmė dažniausiai vertinama pagal tai, kaip projekto pristatymas dera su biudžetu ir laiko apribojimais. Pastebima, jog toks požiūris yra gan ribotas tuomet, kai kalbama apie tokius rezultatus kaip tikros vertės kūrimas ir klientų pasitenkinimo didinimas. Todėl Agile ataskaitų teikimo tikslas yra nustatyti, kaip komanda veikia kaip visuma, koks efektyvus yra dabartinis procesas ir kaip jį tobulinti. Išskiriami svarbiausi Agile ataskaitų aspektai:
- Proceso rezultatai. Agile projekto ataskaitos rezultatai gali atskleisti proceso įžvalgas, tokias kaip kliūtys, priklausomybės, tobulinimo galimybės, kas padeda priimti pagrįstus sprendimus.
- Kliento vertė. Agile projekto ataskaitos padeda pasiekti klientų vertę kuriančių rezultatų. Realios kliento vertės kūrimą galima išmatuoti analizuojant, kaip efektyviai komanda sprendžia klientų problemas arba kaip laikui bėgant sukuriama vertė.
- Paslaugos, produkto pristatymas. Klientų lūkesčių patenkinimas yra Agile pagrindas. Agile projekto ataskaitos leidžia suprasti, kaip įgyvendinamas projektas atitinka paskirtį bei padeda optimizuoti paslaugų teikimą tam, kad padidėtų klientų pasitenkinimas ir būtų galima tikėtis geresnių ateities pristatymo prognozių.
Praktiniai patarimai
Agile projekto dokumentacija ir ataskaitų teikimas verslams atneša neabejotinos naudos – išvengiama painiavos, aiškiai nustatomos iškylančios kliūtys, suprantamai apibrėžiama, ką reikia tobulinti, projektai įgyvendinami efektyviau bei greičiau. Tačiau tam, kad dokumentai ir ataskaitos būtų suderinti su projekto vizija ir tikslais svarbu pasinaudoti vertingais praktiniais patarimais:
- Prieš pradėdami kurti dokumentus ar ataskaitą, turite aiškiai suprasti, kodėl tai darote ir ko siekiate. Atsakykite į klausimus: Kokią problemą sprendžiate? Kas yra numatoma dokumentacijos ar ataskaitos auditorija ir vartotojai? Kokie jų poreikiai ir lūkesčiai? Kaip dokumentacija ar ataskaita parems projekto viziją? Apibrėžę savo dokumentacijos ir ataskaitų tikslą bei apimtį sutelksite dėmesį į vertės ir kokybės teikimą.
- Svarbu įsiminti, kad Agile dokumentacija ir ataskaitų teikimas pasižymi glaustumu, aktualumu bei nuolatiniu atnaujinimu. Nereikia rengti ilgų ar oficialių dokumentų bei ataskaitų, kurių niekas neskaito ir nenaudoja.
- Atminkite, Agile dokumentacija ir ataskaitų teikimas nėra vienkartinė veikla. Tai – nuolatinis bendradarbiavimas ir bendravimas su suinteresuotosiomis šalimis bei komanda. Kuriant, peržiūrint, atnaujinant dokumentus ir ataskaitas svarbu įtraukti suinteresuotąsias šalis ir komandą bei prašyti jų atsiliepimų ir indėlio.
- Agile dokumentacija ir ataskaitos yra dinamiškos ir lanksčios. Tad tai turi tobulėti tol, kol projektas progresuoja ir keičiasi.
Kodėl svarbu išmokti ir pasinaudoti?
Kiekvieno verslo tikslas – eiti teisinga kryptimi ir pasiekti efektyvių rezultatų. Tai padaryti kur kas lengviau taikant Agile principus, praktikas bei vertybes. Paprastesnė dokumentacija, į klientų vertės didinimą orientuotų ataskaitų teikimas, visų komandos narių bendravimas ir tarpusavio supratimas – to svarbu išmokti, pritaikyti ir pasinaudoti tam, kad sutaupytumėte laiko, išvengtumėte klaidų ir žengtumėte verslui naudingu keliu.
